L'archivage électronique, c'est quoi ?
Somme Numérique et le CDG59, proposent aux collectivités et établissements publics un système d’archivage électronique (SAE), homologuée par le ministère de la Culture. Les archives produites dans le cadre de la dématérialisation des procédures administratives sont des archives publiques au sens de l’article L211-1 du Code du Patrimoine. Ainsi les archives numériques doivent être conservées, au même titre que les archives papier, selon des règles et une méthode à même de garantir la valeur légale des documents.
Parce que l’accompagnement des collectivités est dans notre ADN, un e-archiviste de Somme Numérique est à votre disposition pour vous orienter et aider dans vos démarches.
Numérique, électronique, dématérialisation... et les archives dans tout ça ?!
Les archives sont « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (art. L. 211-1 du Code du patrimoine). Il importe donc de pouvoir assurer la bonne conservation des documents et données numériques produites ou reçues par les administrations. Or, seul un système d’archivage électronique respectant les cadres normatifs et juridiques peut garantir cette conservation indispensable à la sécurité des collectivités tout en permettant de répondre à leurs obligations patrimoniales.
Une adhésion au SAE-SESAM permet de mettre en place une solution d’archivage de cette production numérique et notamment des typologies documentaires suivantes :
- les flux dématérialisés (contrôle de légalité, flux comptable…)
- la procédure de marchés publics via les plateformes de dématérialisation des marchés
- les documents numériques des applications utilisées par les collectivités (logiciels , Gestion électroniques de documents…)
- les documents nativement numériques comme les documents bureautiques (compte-rendu de réunion…)
SESAM : Système Electronique Sécurisé d'Archivage Mutualisé
Identifier
La forme, l’information, la valeur de vos données et documents
Gérer
Le nommage, l’arborescence, le tri, l’élimination, l’archivage de vos données et documents
Garantir
La sécurité, l’authenticité; la traçabilité, la pérennité et l’intégrité de vos données et documents
Conserver
Vos données et documents dans notre datacenter public régional
Les avantages de conserver vos archives dans notre plateforme d'archivage électronique SESAM
Une sécurisation juridique
à un coût raisonné
Le versement et la consultation de
vos documents numériques facilités
Une destruction des documents et données conformément au cadre légal
L'E-ARCHIVISTE ? Quel est sont rôle ?
Identifier la nature de vos documents et données (audit/recensement)
Accompagner la mise en place de l’archivage électronique (procédures, organisation et description des données et documents, règles de bonne gestion…)
Planifier et sécuriser la conservation et l’accès à vos données et documents
Former à l’utilisation de la plateforme d’archivage, fiches, conseils, assistance