Les archives produites dans le cadre de la dématérialisation des procédures administratives sont des archives publiques au sens de l’article L211-1 du Code du Patrimoine. Ainsi, ces dernières doivent être conservées, au même titre que les archives papier, selon des règles et une méthode à même de garantir la valeur légale des documents.
Face à l’accroissement des processus de dématérialisation, Somme Numérique, propose aux collectivités et établissements publics du territoire d’adhérer à un service de tiers-archivage mutualisé et accéder à une plateforme d’archivage numérique pérenne, dénommée SESAM (Système Électronique Sécurisé d’Archivage Mutualisé).
Parce que l’accompagnement des collectivités est dans notre ADN, Somme Numérique met à votre disposition un e-archiviste pour vous conseiller et vous accompagner dans la mise en œuvre de l’archivage électronique.
La plateforme d'archivage SESAM
Un SAE est un ensemble composé d’une infrastructure technique, d’un logiciel d’archivage et des compétences métiers de l’archiviste. Le système conserve les documents numériques en garantissant leur sécurité, leur lisibilité, leur pérennité et leur intégrité.
Somme numérique a lancé, en partenariat avec le Cdg59, la plateforme SESAM, un SAE mutualisé et porteur de l’agrément pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires par arrêté de la Préfecture du Nord du 24 août 2023.
Numérique, électronique, dématérialisation... et les archives dans tout ça ?
Les archives sont « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (art. L. 211-1 du Code du patrimoine). Il importe donc de pouvoir assurer la bonne conservation des documents et données numériques produites ou reçues par les administrations. Or, seul un système d’archivage électronique (SAE) respectant les cadres normatifs et juridiques peut garantir cette conservation indispensable à la sécurité des collectivités tout en permettant de répondre à leurs obligations patrimoniales.
Une adhésion à SESAM permet de mettre en place une solution d’archivage sur cette production numérique et notamment des typologies documentaires suivantes :
- les flux dématérialisés (contrôle de légalité, flux comptable…) ;
- la procédure de marchés publics via les plateformes de dématérialisation des marchés ;
- les documents numériques des applications utilisées par les collectivités (logiciels , Gestion électroniques de documents…) ;
- les documents nativement numériques comme les documents bureautiques (compte-rendu de réunion…).
Il convient de distinguer l’archivage électronique du stockage ou de la sauvegarde des données !
Le stockage, soit l’action d’entreposer des contenus numériques sur un support physique ou numérique ; et les opérations de sauvegarde, mises en place dans une optique sécuritaire en copiant une partie des contenus stockés sur vos postes et en les maintenant sur une courte période, n’impliquent en aucun cas que vos documents et données soient organisés et accessibles de manière durable.
La bonne conservation de vos archives électroniques induit l’identification des documents et données utiles et nécessaires à la continuité des activités du service, la détermination de leur durée de conservation et leur sort final ; la destruction d’archives publiques étant un processus encadré qui doit être tracé et, comme pour le papier, validé par les Archives départementales de la Somme.
En outre, le contenu stocké et sauvegardé est modifiable et peut être remplacé facilement, remettant en question son authenticité, son intégrité et par extension sa valeur probante. Conséquemment, seul un SAE permet d’assurer l’ensemble des exigences législatives et réglementaires de conservation des documents.
L'archivage électronique
Identifier
La forme, l’information, la valeur de vos données et documents
Gérer
Le nommage, l’arborescence, le tri, l’élimination, l’archivage de vos données et documents
Garantir
La sécurité, l’authenticité, la traçabilité, la pérennité et l’intégrité de vos données et documents
Conserver
Conserver vos données et documents au sein d’un système d’archivage électronique sécurisé
Les avantages de conserver vos archives dans notre plateforme d'archivage électronique SESAM
Répondre aux obligations légales, réglementaires et patrimoniales de votre collectivité tout en garantissant la valeur probante de vos documents pour faire face aux risques contentieux
Le versement et la consultation de
vos documents numériques facilités
Conserver les documents ayant un intérêt historique pour la collectivité dans notre datacenter local et souverain
Assurer la protection des données personnelles conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD)
L'adhésion au système d'archivage électronique
En adhérant à SESAM, votre collectivité va pouvoir bénéficier d’un système d’archivage électronique conforme à la réglementation à un coût raisonné. Cette adhésion doit être précédée d’une information au contrôle scientifique et technique, territorialement compétent.
Un modèle est disponible dans la liasse documentaire ci-dessous.
Pour les collectivités et établissements publics
de la Somme
1re étape : Envoi aux Archives départementales de la Somme d’une lettre d’intention (modèle personnalisable)
2e étape : Modèles de délibération (commune / établissement public / syndicat)
3e étape : Signature de la convention d’adhésion
- Annexe 1 : Grille des contributions
- Annexe 2 : RGPD
Prendre contact avec l’archiviste, Maxime Choquet,
au syndicat mixte Somme Numérique
Pour les collectivités et établissements publics
du Nord
1re étape : Envoi aux Archives départementales du Nord d’une lettre d’intention (modèle personnalisable)
2e étape : Modèles de délibération (commune / établissement public / syndicat)
3e étape : Signature de la convention d’adhésion
- Annexe 1 : Grille des contributions
- Annexe 2 : RGPD
Prendre contact avec l’archiviste, Matthieu Jourdain,
au service Archives du CDG 59