Pourquoi s'en servir ?
L’outil de convocation est l’équivalent électronique de la lettre avec accusé de réception. Cette fonctionnalité est incluse dans la plate-forme. Cet outil est la solution pour dématérialiser en toute sécurité vos convocations. Somme Numérique vous propose la transmission simultanée des convocations avec une traçabilité complète.
Sur chaque compte « Iris » apparait l’outil de convocation des élus.
Envoi des convocations et documents associés en quelques clics (format PDF)
Gestion simplifiée de vos listes de diffusion et de vos destinataires (annuaire)
Accusés de réception avec horodatage (date d’envoi, accusé de lecture)
Traçabilité complète des événements
Suivi de présence
Pourquoi l'utiliser ?
Pour les conseils municipaux, conseils communautaires, commissions… convoquez vos élus par voie électronique conformément au code des collectivités territoriales.
Les avantages de la convocation
Assistance
Une équipe dédiée
pour vous assister
dans l’usage.
Rapidité
Les tâches fastidieuses sont supprimées et vos convocations sont envoyées en quelques clics avec tous les documents associés.
Responsable
Démarche environnementale
Economie
Suppression des coûts liés aux impressions,
à la mise sous-pli et
à l’affranchissement
de vos documents.
Simplicité
Déploiement immédiat,
pas d’installation.
Sécurité
Mise à disposition des preuves de diffusion (horodatage, traçabilité).