Qu'est ce que c'est ?
Le dispositif « ACTES », développé par le ministère de l’Intérieur, permet aux collectivités locales de dématérialiser les échanges liés au contrôle de légalité et au contrôle budgétaire conformément à l’article 139 de la loi n° 2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales qui autorise la transmission des actes par la « voie électronique ».
La dématérialisation de la transmission des actes au contrôle de légalité en Préfecture permet aux collectivités territoriales de:
- moderniser et simplifier ses procédures,
- réduire ses coûts et s’inscrire dans une démarche plus écologique (moins d’impressions, d’affranchissement et de déplacements).
Dans les faits, l’objectif est de simplifier le travail des élus et du personnel administratif des collectivités territoriales, mais aussi d’accélérer et sécuriser le caractère exécutoire des actes par la réception quasi instantanée, sous forme dématérialisée, de l’accusé de réception.
Tous les actes réglementaires et budgétaires soumis à l’obligation de transmission au contrôle de légalité du représentant de l’État peuvent être télétransmis qu’il s’agisse de :
Délibérations
Actes réglementaires
Décisions individuelles
Contrats et conventions
Documents budgétaires
et financiers
Les avantages matériels
Rapidité et sécurité
de la transmission
Économie de papier et de temps
Facilité de stockage
Accusé de réception
automatique des documents
Les autres avantages
Télé-transmission instantanée à la préfecture des actes soumis au contrôle de légalité à tout moment de la journée, avec la possibilité d’annuler un envoi en cas d’erreur.
- La réception automatique, en temps réel, d’un accusé de réception électronique ayant une valeur légale de la part de la préfecture.
- La possibilité de rendre les actes exécutoires sans attendre plusieurs jours.
- Des économies de coûts liés aux photocopies, à l’affranchissement,
au déplacement.
Somme Numérique forme les agents de la collectivité. Au cours de cette formation de 45 min, les agents apprennent à manipuler un certificat et à envoyer des actes dématérialisés sur la plate-forme de démonstration prévue à cet effet.
Comment passer à la dématérialisation ?
Une délibération de l’assemblée délibérante est nécessaire pour permettre à l’exécutif de signer une convention avec la Préfecture l’autorisant à télétransmettre les actes de la collectivité. Cette convention prévoit :
– L’utilisation d’un dispositif de tiers de télétransmission homologué (S2low chez Somme Numérique);
– La date de raccordement de la collectivité territoriale à la chaîne de télétransmission;
– Les engagements respectifs de la collectivité et de la préfecture pour l’organisation et le fonctionnement de la télétransmission.
Il faut également faire l’acquisition d’un ou de plusieurs certificats électroniques RGS** pour les agents qui seront chargés des envois.
**@CTES (Aide au Contrôle de légalité dématérialisé) désigne le système informatique permettant aux agents des préfectures, des sous-préfectures et des services déconcentrés de l’État d’opérer sur écran le contrôle des actes transmis par voie électronique.